For mange iværksættere er økonomirapporteringen et onde eller en dårlig samvittighed, som blot skal overstås for at komme videre med den ”rigtige” del af forretningen. Men faktisk er rapporteringen den kerne af virksomheden, som slet ikke må blive et stedbarn, for rapporteringen fortæller om muligheder og begrænsninger og giver et overblik over virksomhedens sundhedstilstand. Og det behøver ikke være så kompliceret endda, hvis man blot følger nogle enkle principper og grundregler.
”Nice to know” information er spild af tid
Hjørnestenen i al økonomistyring er rapporteringen. Formålet med rapporteringen er dels at skabe grundlaget for at styre og dels at skabe overblik. Både for iværksætteren selv, men også for virksomhedens øverste ledelse – bestyrelsen. Har rapporteringen ikke et af disse formål, vil der som regel være tale om en “nice to know”-information. Det vil ofte betyde spild af tid for de, der producerer rapporten, og for dem, der læser den.
Rapporteringsformen skal være enkel og dermed let forståelig. Den skal også være målrettet til den eller de, der har ansvaret for at træffe beslutninger på et givent område. Det er vigtigt, at der, i så vid omfang, som det er hensigtsmæssigt, er tale om en skræddersyet rapportering.
Beslutningsgrundlag
Det betyder også, at indholdet skal være egnet til at træffe beslutninger ud fra. Information til styringsformål skal være konkret, handlingsorienteret og skal altid være sammenholdt med de mål, der er for et givent område.
Er det godt, at salget stiger 5 pct.? Hvis målet var 2 pct., er svaret ja. Hvis målet var 20 pct., er svaret nej. Generelt om god rapportering kan siges:
• Den skal være baseret på behov fra ledelsen
• Den skal være sammenholdt med mål
• Den skal relatere sig til muligheden for at handle/ændre
• Gerne byggende på statistik – ikke altid bogholderi
• Gerne grafik så den lettere (og hurtigere forstås)
Træng ind bag tallene
Det er også vigtigt, at der laves en regelmæssig opfølgning og rapportering på både igangværende og afsluttede projekter, og for produktionen og økonomien som helhed. Det er vigtigt, at der foretages en opfølgning på hvert enkelt produkt og på hvert enkelt projekt/delprojekt, således at de reelle årsager til afvigelser fra budgettet kan findes.
Den periodevise rapportering for virksomheden som helhed – og det kan være månedsvis eller kvartalsvis, afhængig af virksomhedens aktivitetsniveau – omfatter et perioderegnskab til opfølgning på en periodes økonomi og nøgletal. Det er vigtigt ved vurderingen af resultatet at spørge sig selv: Hvorfor? At trænge ind bag tallene og finde de forretningsmæssige årsager. Man skal hele tiden lære af, hvad der er sket, med det formål at blive bedre, men også for at kunne forudsige det sketes effekt på de fremtidige forventninger.
Tag udgangspunkt i hele året
Det er derfor meget vigtigt i forbindelse med udarbejdelsen af perioderegnskabet også at foretage en vurdering af, hvorledes hele regnskabsårets tal kommer til at se ud. I tilknytning til perioderegnskabet bør der derfor altid også udarbejdes et estimat for hele regnskabsåret. Det er her, man forsøger at vurdere, hvad konsekvensen er med den nye viden, man har fået. Der kan eksempelvis være tale om periodeforskydninger, således at hele regnskabsåret ikke påvirkes af afvigelserne – men vær opmærksom på, at det salg eller de ordrer, man ikke fik, sjældent kommer tilbage i den nye periode. Grundlaget for styring og rapportering er et veltilrettelagt bogholderi og andre former for registreringer og statistikker. Den periodevise rapportering bør som udgangspunkt udarbejdes af den, der har foretaget registreringerne – i mange tilfælde virksomhedens bogholder. Dette er en lettelse for iværksætteren, men man skal dog være opmærksom på, at iværksætteren skal sikre sig, at rapporteringen er korrekt, således at det er det bedst mulige beslutningsgrundlag, der forelægges de endelige beslutningstagere – eksempelvis bestyrelsen.
Følger man disse grundlæggende principper er iværksætteren kommet et godt skridt videre, og det behøver ikke at være det mareridt, som mange opfatter det som.
