Kun få af os bliver iværksættere, fordi vi elsker regnskab og administration. De fleste har andre fokusområder. Men fælles for alle er, at vi selv og andre (læs: SKAT og bank) har brug for oplysninger om, hvordan det går med virksomhedens resultat.
Som selvstændig er det din opgave at få så meget som muligt ud af hver krone og hvert minut, du bruger. Den tid eller de penge, du bruger på bogholderi, skal altså komme din forretning til gode og ikke bare udføres, fordi SKAT kræver nogle tal af dig.
De administrative opgaver er mindre, hvis der er tale om en personligt ejet virksomhed end hvis du har et selskab. Blandt andet må ejeren af et selskab ikke hæve midler fra firmaets konto til sig selv, uden at der finder en lønudbetaling sted. Brug et lønsystem, så lønbehandlingen ikke i sig selv er en byrde men sker mere eller mindre automatisk.
Årets gang i bogholderiet
Heldigvis er regnskabsopgaverne forudsigelige. Der kan derfor lægges en plan for hele året i god tid. Og siden vi er stærkt på vej ind i efteråret, så lad os starte lige her:
OKTOBER
Moms for 3. kvartal og økonomitjek
3. kvartal er afsluttet – momsafregningen skal på plads. Hvis du er i en opstartsfase og bruger flere penge, end du tjener, skal du måske have momspenge tilbage. Jo før, SKAT får momsangivelsen, jo før kommer beløbet ind på din bankkonto.
Når bogholderiet er ajour med 3. kvartal, er det samtidig tid til et økonomitjek: Hvordan holder salgstallene i forhold til budgettet – og er udgifterne under kontrol? Samtidig kan du med fordel følge op på debitormassen: Betaler kunderne, hvad de skal? Det samlede beløb på kontoen for ”Debitorer, ubetalte fakturaer” må ikke stige med mindre omsætningen er steget tilsvarende eller mere. Denne opfølgning på debitorerne skal ske løbende: Du skal sørge for at få styr på dine rykkerprocedurer! Kast ved samme lejlighed et blik på kreditorerne.
NOVEMBER
Moms for 3. kvartal angives. Budget for det kommende år
Du eller din bogholder, hvis du ikke bogfører selv, skal være opmærksom på, at der bliver brug for et helt ajourført regnskab pr. 1. december. Men som virksomhedsejer, skal dine tanker gå fremad nu. Det er tid til at få set på forventningerne til næste år: Der skal laves et budget for næste år. Budgettet skal udtrykke dine forventninger til fremtiden – virksomhedsplanen for det kommende år skal omsættes til tal. Nogle vælger at lave flere versioner af budgettet, måske har du brug for et ”worst-case scenario”, som ikke deles med andre.
DECEMBER
Overslag over årets skatter, varelageroptælling.
Der er småhektisk aktivitet i bogholderierne i december måned, især hos de mange virksomheder, hvor regnskabsåret følger kalenderåret: Pr. 1. december skal alting være bogført ajour, og du skal lave eller have en oversigt, som danner grundlag for et kvalificeret gæt på årets resultat. Hvis det er bedre end forventet, skal du disponere i denne måned: Hvordan ser det ud med pensionsordningen? Er der ting, du med fordel kan købe til virksomheden i år frem for næste år? Og for de personligt ejede virksomheder: Bør der indbetales noget ekstra B-skat inden 1. januar?
De virksomheder, som har et varelager, skal afsætte tid til optælling af varelageret i dagene omkring nytårsaften. Varelageret skal opgøres pr. sidste dag i regnskabsåret.
JANUAR
Afslutning af det gamle år. Angivelse af lønoplysninger
Nu skal det gamle regnskabsår afslut-tes, selvom der er lang tid til deadline både for selskaber og personligt ejede virksomheder. Konkret handler det om, at momsafregningen for 4. kvartal ligger i februar, og inden da skal regnskabsmaterialet være bogført så godt som muligt, og dermed er den største del af årsaf-slutningen gennemført. Hvis du skal have hjælp fra en bogholder eller en revisor, så book tiden allerede nu og fortæl, at du vil først i køen, for vi er på vej ind i regnskabfolkets højsæson, og der kan opstå ventetid. Det er vigtigt at få det gamle regnskab afsluttet så hurtigt som muligt, så du kan få flyttet dit fokus fra afrapportering af gammelt år til salg og udvikling i det nye.
Jo mindre din virksomhed er, jo hurtigere kan du afslutte. Mange er klar med deres årsregnskab inden den 15. januar. De lidt større virksomheder bruger et par måneder.
Har du lønnede medarbejdere, er der en vigtig deadline midt i januar, hvor alle oplysninger skal være inde hos eIndkomst. Hvis du bruger et fornuftigt lønsystem, er den opgave ordnet for dig automatisk. Men hvis er der er nogle private hævninger, som ejeren har foretaget i et anparts- eller aktieselskab, som ikke er blevet oplyst som løn, så er det nu, det skal ske.
FEBRUAR
Angive moms for 4. kvartal
Momsen for 4. kvartal sidste år skal angives inden d. 10. februar.
MARTS
Selvangivelsen kommer, opdatere tastselvkoder, restskat
Små virksomheder fokuserer på salg. De lidt større sidder midt i regnskabsafslutningen. Alle modtager enten en udvidet selvangivelse eller en årsopgørelse fra SKAT. Hvis din virksomhed er et selskab, skal eventuelt udbytte, du har fået udbetalt, indberettes på tast-selv efter generalforsamlingen. Har du en personligt ejet virksomhed, får du ikke en almindelig årsopgørelse nu men en udvidet selvangivelse, som skal være klar inden den 1. juli.
Nåede du ikke at betale skat frivilligt inden 31.12., kan du gøre det inden d. 15.3., men dog med en rente til SKAT.
APRIL
Økonomicheck, ryk dine debitorer
Årets første store økonomitjek kan du lægge i april: Når alt er bogført for januar, februar og marts måned, skal dit resultat for 1. kvartal sammenlignes med budgettet: Når du, hvad du skal? Og hvis ikke: Hvad har du tænkt dig at gøre ved det? Husk også debitorerne – er kunderne stadig gode betalere?
MAJ
Angive moms for 1. kvartal, selskabsregnskaber færdige
Momsen for 1. kvartal skal angives. Selskaber (A/S og ApS) med regnskabs-år 1.1. – 31.12 skal inden slutningen af maj måned have indsendt årsrapport til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
JUNI
Selvangivelsen indsendes
Den udvidede selvangivelse skal på plads. Sammen med selvangivelsen kommer der et servicebrev, hvor SKAT fortæller det, de allerede ved. Hvert eneste tal skal tjekkes igennem. Herudover skal dit overskud eller underskud fra den personlige ejede virksomhed oplyses. Hvis din omsætning har været over 300.000 året før, er der en del rubrikker, der skal udfyldes på selvangivelsens side 4 – eller virksomhedsskemaet på tast-selv. Har din omsætning været lavere, slipper du let – men SKAT kan altid bede om at se dit årsregnskab op til tre år efter så gem det sammen med selvangivelsen. Hvis du afleverer din selvangivelse for sent, får du dagsbøder.
JULI
Økonomicheck, gennemgå budgettet, ferie
Et halvt år er gået. Det fejrer vi med et stort økonomitjek, hvor der skal følges op på budgettet. Lav en opstilling i et regneark, hvor budgettallene bliver sammenlignet med det realiserede, altså oplysninger fra bogholderiet.
Store dele af erhvervslivet er ramt af industriferien, og du skal måske også selv holde lidt sommerferie. Brug resten af tiden til at geare virksomheden til efterårets udfordringer og få implementeret de ændringer i din virksomheds drift, som den store budgetopfølgning måske har givet anledning til.
AUGUST
Angivelse af moms
Momsen for 2. kvartal skal angives.
SEPTEMBER
Pause i økonomiræset
Efterårsmånederne er de mest stille i bogholderiet, fordi årsafslutningen er godt overstået og i september kan du med god samvittighed interessere dig for alt andet end økonomi.
Om Anette Sand
Anette Sand er direktør i Regnskabsskolen, som underviser iværksættere og selvstændige i bogholderi, regnskab og administration. Besøg Anette Sand på hendes blog: http://anettesand.dk og find relevante kurser på http://regnskabsskolen.dk.eu
Lav din egen kalender med tidsfrister for skat, A-skat og moms m.v. på www.skat.dk/virksomhed/virksomhedskalender
