Forestil dig fire effektive møder på en dag:09:00 Århus opstartsmøde med en ny kunde - 1 time. 11:00 Køge arbejdsmøde med en kunde - 2 timer. 14:00 Herlev præsentationsmøde med kundeemne - 1 time. 15:00 Helsinge arbejdsmøde med en leverandør - 1 time. ”Helt umuligt,” tænker du måske, fordi du ved, at bare køreturen vil vare over fire timer, hvis du kører uden pauser. Normalt ville du fordele møderne over 2-4 dage, fordi det kræver tid at køre mellem de forskellige destinationer, og fordi trafikken er uforudsigelig. Men faktisk er det ikke umuligt, hvis du benytter dig af onlinemøder. Det er møder, som etableres via Internettet, så to eller flere personer kan se samme skærm, samtidig med at man taler i telefon. Onlinemøder er en meget mere effektiv måde at møde dine kollegaer, kunder, kundeemner, samarbejdspartnere, leverandører, kursister osv. For en mindre udgift kan du komme i gang allerede i dag, og udgiften tjener sig hurtigt ind, som følge af de store besparelser. Lad mig dog lige slå fast, at jeg ikke er ud på at helt at afskaffe det personlige møde eller den personlige kontakt. Det kan selvfølgelig være nødvendigt at lære hinanden at kende og se hinanden i øjnene, før man starter samarbejdet op, men når først samarbejdet er etableret, så gælder det om at vise sin effektivitet og skabe resultater. Hvem kan bruge onlinemøder? Alle, som arbejder med computer og udveksler dokumenter og oplysninger med andre, kan bruge onlinemøder. Ledere kan bruge det til at gennemgå planer med medarbejdere, indsamle information, og få vurdering fra eksterne samarbejdspartnere. Sælgere kan bruge onlinemøder til præsentation overfor kunder og kundeemner. Undervisere kan gennemføre undervisning og give hotline, når der opstår problemer. Teknikere kan hjælpe med installation af systemer, installere programmer eller undersøge om programmer fungerer korrekt. Kollegaer i samme bygning kan hjælpe hinanden på en meget hurtigere måde, når man kan invi-tere kollegaen ind på sin computer, så man undgår at komme ud på en længere travetur gennem flere bygning og etager, hvis det kun tager to minutter at afhjælpe problemet.
Der er penge at tjene og penge at spare Jeg går ud fra, at du så småt er ved at se mulighederne for at spare både tid og penge. For der er mange fordele. Har man arbejdet effektivt med onlinemøder et stykke tid, så er det svært at få armene ned af bar begejstring, for fordelene er mange. Større omsætning er selvfølgelig det mest interessante, og den kommer hurtigt, fordi man kan holde flere og mere effektive møder. Dermed kan man få flere kunder, gennemføre flere produktionsopgaver og tilbyde flere nye produkter i form af kurser og hotline hjælp. Lavere udgifter er en anden indlysende fordel. Som regel kan udgiften til softwaren til online-møder være tjent ind på en enkelt indenrigs flybillet, og dertil kommer så de mange transporttimer, som kan bruges på produktion i stedet for at sidde i bil, fly eller tog. At der bliver mindre spildtid er oplagt, når man ikke behøver at transporter sig, men samtidig er onlinemøder også mere effektive, fordi der er mere fokus på sagens kerne, og fordi man hurtigt kan skifte mellem mødedeltagernes computer. Man vil hurtigt kunne fornemme den større effektivitet, fordi mødet kan etableres med det samme, så man ikke er nødt til at vente en eller to uger indtil alle har en ledig plads i kalenderen til at holde mødet. Mødereferatet skrives selvfølgelig med det samme efter mødet i stedet for at vente en time eller til næste dag, når man kommer tilbage på kontoret. Nye markeder vil åbne sig, når den fysiske afstand ikke længere er et problem for at gennemføre seriøs rådgivning af kunder Fire typer møder Onlinemøder oprettes altid af én aktiv mødeleder, som stiller sin pc til rådighed som udgangspunkt for mødet. Mødelederen har installeret programmet, som styrer opstarten af onlinemøder. Mødelederen opretter mødet ved at indkalde mødedeltagerne via en e-mail med et møde-ID. Derefter oprettes mødet, som kan være mellem to eller flere personer, som kan være aktive eller passive, afhængig af om de får adgang til den viste computers, så de både kan se og bruge mus og tastatur. Onlinemødet har herefter fire former: • Præsentationsmødet er envejs kommunikation med én passiv mødedeltager, som får vist mødelederens skærm. Præsentationsmødet bruges typisk overfor kundeemner, som skal have en hurtig præsentation af et produkt eller andet. • Det lille arbejdsmøde har én aktiv mødedeltager, som kan få lov til at bruge mødelederens mus og tastatur. De to mødedeltagere kan skiftes til at vise sin skærm og skiftes til at arbejde på hinandens pc. Her kan der f.eks. være tale om løsning af et problem på mødedeltagerens pc, gennemgang af en plan eller præsentation af en brochure, som skal godkendes før trykning. • Det store arbejdsmøde oprettes med flere aktive mødedeltagere, som skiftes til at give adgang til deres pc, og hvor alle kan arbejde aktivt på den viste pc. Telefonkontakten med flere deltagere kan oprettes via specielt telefonnummer eller via et telefonselskabs tilbud om telefonmøde. Mødeformen kan f.eks. bruges mellem flere salgschefer fra forskellige lande eller teknikere fra forskellige afdelinger, som lære at arbejde med et nyt produkt. • Undervisningsmødet består af flere passive mødedeltagere, som får en præsentation eller undervises i software, et teknisk emne eller andet. Hvilken udbyder? Det er svært at gennemskue de mange forskellige udbyderes løsninger, priser, abonnementsformer og versioner. Priserne varierer afhængig af funktioner, antal mødedeltagere, rettigheder mv. Der findes løsninger, som er gratis, og det kan jo lyde meget godt, men som regel er gratis pro-dukter ikke så optimale. Da du alligevel kommer til at spare en masse transportudgifter, så overvej at finde en ordentlig løsning til en rimelig pris. På www.webconferencing-test.com findes en god oversigt med mange af de mest populære løsninger som Citrix GoToMeeting, WebEx MeetMeNow, Yugma Professional, Netviewer one2meet, Microsoft Office Live Meeting, DigitalMeeting, Adobe Connect og mange andre. Webconferencing-test sammenligner produkterne, giver karakterer og lister priser. Et rimeligt niveau er $30-40 om måneden for en 12 måneders bindingsperiode. Det svarer til ca. 3.000 kr. for et års abonnement - selvfølgelig afhængig af dollarkursen. Nogle udbydere tilbyder, at man køber softwaren, og derefter ikke skal betale et årligt abonnement. Vurder selv, hvor meget du kan spare og tjene ekstra ved at undgå udgifter og tid til transport, og vurder hvor meget du har råd til at købe for.
Webcam Nogle systemer til onlinemøder indeholder specielle funktioner, så hver mødedeltager kan bruge webcam, så man kan se hinanden. Min erfaring er, at det ikke er så nødvendigt at kunne se den anden person. Det kan faktisk virke lidt distraherende, at man både skal tale om det tekniske indhold i et dokument og se ind i et kamera samtidig. Det er dog en god ide, at have muligheden for at kunne præsentere sig for de øvrige mødedeltagere med både tale og billeder. Derfor kan man bruge et webcam, som blot kan vises på egen skærm, når den enkelte mødedeltager præsenterer sig selv. Kom i gang med det samme Det er nemt at komme i gang. De fleste udbydere tilbyder gratis adgang i en kortere eller længere periode. Da det ikke kræver nogen særlig uddannelse, så du kan faktisk komme i gang med det samme.
