Næsten alle kontoplaner i Danmark er bygget ens op. Først har vi resultatopgørelsen: Indtægterne står øverst, derefter udgifterne. Indtægterne minus udgifterne giver virksomhedens resultat. Den anden halvdel af kontoplanen indeholder balancen: Balancen består af virksomhedens aktiver og passiver. Aktiverne er, hvad virksomheden ejer, og passiverne viser, hvordan virksomheden er finansieret. Selvom strukturen er ens for alle, er indholdet i kontoplanerne det ikke. Nogle virksomheder har meget fyldige kontoplaner med mange tusinde konti, mens andre klarer sig med en kontoplan med under 100 konti. En lille enkeltmandsvirksomhed uden lønninger har 40-50 konti som minimum.
Detaljeringsgraden Alle bogføringsprogrammer har en standardkontoplan, man kan gå ud fra. Det er ikke nødvendigt at bygge sin egen kontoplan op helt fra bunden. Det er lettere at rette standardkontoplanen til: Konti, der ikke er brug for, slettes. Andre tilføjes. Hvis dit regnskab bogføres af en revisor eller bogholder en gang kvartalsvis eller sjældnere, har du formentlig andre måder at skaffe dig overblik på. Jo mere regnskabet skal bruges direkte som styringsredskab, jo større vil behovet for detaljering være. De ting, du ønsker at måle på, skal være synlige i kontoplanen: Hvis dine indtægter kommer fra forskellige kundegrupper, kan hver kundegruppe have en konto i kontoplanen, så du direkte kan aflæse, hvor meget omsætningen er vedrørende hver kundegruppe. Måske er det ikke kundegrupper, men forskellige ydelser, du ønsker at måle på. Så kan hver ydelse, du leverer, få sin egen konto. Tilsvarende vedrørende udgifterne: Hvis nogle udgifter er særligt interessante at følge, kan de deles op i kontoplanen. Din virksomhed kan have en enkelt konto til udgifter vedrørende telefoni og internetforbindelse. Eller du kan vælge, at der er flere konti, så du kan se, hvor meget der bruges på mobiltelefon og hvor meget på fastnettelefon. Eller hvor stor en andel af telefonien, som vedrører arbejdsgiverbetalte medarbejdertelefoner.
Kontoplanen udvikler sig Efterhånden som virksomheden udvikler sig, vil kontoplanen også ændre sig – der vil blive behov for nye konti mens andre kan slettes. Det er dog vigtigt, at grundstrukturen bevares, så tallene er sammenlignelige fra år til år. Hvis kontoplanen og budgettet er bygget ens op, vil den månedlige eller kvartalsvise sammenligning mellem de budgetterede og realiserede aktiviteter være enkel at gennemføre – og budgetopfølgning er en god rutine at få indført i de fleste virksomheder.
