Hvis du som iværksætter ikke allerede tænker i at hente hjælp til din idé fra frivillige, så læs med og find ud af, hvorfor det netop er så god en idé at engagere frivillige kræfter i dit projekt.
Ulla Lund er Medhjælperkoordinator på Skanderborg Festival, hvilket vil sige, at hun står for at koordinere håndteringen af de 12.500 frivillige, der hvert år er med til at afvikle Danmarks Smukkeste Festival. Samtidig arbejder Ulla Lund med at håndtere processen i at gå fra at være 20 fastansatte til 12.500 medhjælpere under festivalperioden. Dette er en særlig arbejdsform, som Ulla Lund beskriver som kernen i Smukfest. ”Igennem Smukfests 35 år lange historie har langt, langt størstedelen af arbejdskraften været båret af frivillige hænder. Organisationen er opbygget med en foreningsvalgt bestyrelse, som udpeger en gruppe af koordinatorer. Koordinatorerne har hvert et ansvarsområde, såsom Barkoordination, Vagt-og Sikkerhedskoordination, Praktikkoordination osv. og hver koordinator udpeger frivillige teamledere, som alle har et logisk afgrænset område – f.eks. en bar, et p-område eller et område som skal opbygges. Vi kalder disse frivillige teamledere for Formænd, og de er helt centrale for at håndtere Dyrehavens transformation fra skov til festival og tilbage igen. Alle formænd kender deres opgave, og de kommunikerer videre med deres frivillige medhjælpere på de respektive hold, og laver en vagtplan”.
Selve opgaven med at håndtere de frivillige er en ting, en mindst lige så vigtig opgave er at tiltrække frivillige kræfter. Det bruger Ulla Lund også en god del af sin tid på.
”I dag har vi ca. 12.500 frivillige medhjælpere, som alle tjener til en festivalbillet. Hvert år udskifter vi ca. 20-25 procent af medhjælperstaben, da der kan komme et bryllup, en ferie eller andet på tværs. Rekrutteringen af de nye medhjælpere fordeler sig dels ved at de eksisterende medhjælperes netværk eller via den venteliste som Smukfestkontoret stiller til rådighed for ovennævnte formænd. Smukfest er pt en succes og en mediedarling, og langt de fleste vil gerne spejle sig i en succes, og det har naturligvis en afsmittende effekt på lysten til at blive en del af festen, og en del af medhjælperstaben”.
Hvis du ikke lige står med et koncept eller en virksomhed, der er lige så eftertragtet som Smukfest, så har Ulla Lund et par gode råd til dig som iværksætter. ”Du skal starte med at anskueliggøre, at du ønsker frivillige, og hvordan pakken omkring dette forhold er strikket sammen. Med andre ord så skal du tydeligt forklare dit behov, hvilke opgaver og ansvarsområder der skal dækkes af frivillige. Det er vigtigt, at kagen er opdelt i spiselige og overskuelige stykker, og at du har afstemt forventningerne med de frivillige. Du skal turde uddelegere ansvaret til de frivillige, da langt de fleste vil vokse ved følelsen af at gøre en forskel og at være en vigtig brik og en del af fællesskabet”.
Denne artikel har været bragt i magasinet Iværksætteren #3 / 2014.
DEN HELT SÆRLIGE KÆRLIGHEDSKOMMUNIKATION GÅR IGEN LIGE FRA STARTEN I SMUKFESTS MØDE MED NYE FRIVILLIGE. HER ER EKSEMPEL FRA FORORDET I SMUKFESTS MEDHJÆLPERHÅNDBOG ”GRØNSPÆTTEBOG” FRA 2013.
