Der stilles mange krav til nye virksomhedsejere og -ledere. Først og fremmest fra virksomheden selv: Der er konceptudvikling, forretningsplaner, salgsarbejde, ansættelse af medarbejdere, økonomisk overblik, finansiering og alt det praktiske at tage sig af. Men vi møder også krav fra det offentlige, hvor momsregnskabet for mange er det mest påtrængende – efterfulgt af årsregnskabet. Den del kræver, at virksomhedens bilag bliver bogført, og der er forskellige måder at løse denne opgave på.
Bogfør selv
Nogle vælger at bogføre bilagene selv. Det er den billigste løsning, hvis man ser på penge men ikke på tid. For at leve op til kravene i bogføringslovgivningen er det som hovedregel nødvendigt at bruge et økonomisystem, og der er mange forskellige at vælge imellem. Tjek i dit netværk: Hvad bruger andre? Hvad koster det dem, og hvad er deres erfaringer med systemet. Det er relevant at regne ud, hvad økonomisystemet vil koste dig pr. år, for at kunne sammenligne.
Fordelen ved at bogføre selv er, at iværksætteren bevarer kontrollen over regnskabet: Der sker ingenting, som ejeren ikke selv ved noget om, og derfor kommer hverken momsafregning, skattens størrelse eller årets resultat som en overraskelse. Bogholderiet kan være ajourført så ofte, som ejeren ønsker det.
Ulempen er tidsforbruget: Det kræver både tid og omhyggelighed at have styr på sit eget regnskab. For personer, som aldrig har arbejdet med bogføring før, vil der være en indlæringsproces, hvor økonomisystemet, moms- og skattesystemet og reglerne for det dobbelte bogholderi, vi arbejder med i Danmark, skal på plads.
Hyr en bogholder
En bogholder eller revisor kan også løse opgaven. Det betyder måske/måske ikke at udgiften til økonomisystemet kan spares, alt efter hvilken løsning den pågældende samarbejdspartner bruger.
Den klare fordel ved at sende bogholderiet er ud af huset er, at det er tidsbesparende. Det vil sige: Tidsforbruget falder – men der skal stadig bruges lidt tid på at skaffe bilagsmateriale og den slags. Herudover kan den dygtige bogholder måske bidrage med tips til optimering af papirgangen eller økonomien, herunder hjælpe ved at tjekke, om iværksætteren får alle de korrekte, skattemæssige fradrag.
Der er også ulemper. Der er flere omkostninger forbundet med at sende bogholderiet ud i byen, og virksomhedens ledelse har ikke fingrene helt nede i kagedåsen: Nogle gange har man ikke engang adgang til det bogførte materiale ud over de rapporter, bogholderen sender. Så må man håbe, at det både er ajourført og korrekt den dag, der er brug for nogle tal i ledelsen.
Kombi-løsningen
Når det gælder regnskab og bogholderi, kan du godt både blæse og have mel i munden. En del iværksættere vælger at lære at bogføre bilagene selv, og så har de en samarbejdspartner, for eksempel en revisor, en bogholder eller Regnskabsskolen, hvor de kommer forbi før hver momsafregning og årsafslutningen for at få tjekket tingene igennem og få hjælp til eventuelle vanskelige bilag.
Det er meget almindeligt, at iværksætteren selv fakturerer mens en udefra kommende konsulent hjælper mere eller mindre til med bogføringen af betalinger, moms mv. – det gælder om at finde den arbejdsfordeling, som passer præcist i hvert enkelt tilfælde.
Skift mellem forskellige løsninger
Det kan godt betale sig at skifte løsning: I nogle perioder giver det god mening at bogføre selv, men så kommer der måske en årrække, hvor virksomheden og især lederen har så travlt, at det bedre kan betale sig at betale sig fra arbejdet i bogholderiet. Indtil virksomheden måske bliver større, og det igen giver mening at hente bogholderiet hjem – selvom det måske så ikke bliver lederen, som laver de daglige posteringer.
Skiftet sker ikke så ofte – men skal det ske, må det gøres ordentligt. Beslut dig for en dato. For at undgå dobbeltarbejde mellem den gamle og den nye bogholder, er det praktisk at skifte i forbindelse med en årsafslutning. Kan det ikke vente, så vælg en anden dato og hold fast ved denne. Selvom du skifter i forbindelse med et nyt regnskabsår, må du regne med, at afslutningen af et og opstarten af et andet bogholderi for dit firma altid vil kræve lidt ekstra, både fra din side og økonomisk, dvs. i bogholdertid. Se tjekboksen for at finde en liste over, hvilket materiale, der skal bruges i forbindelse med overdragelsen.
- Kontoudtog for alle konti, der er bogført på
- Kontoplan
- Seneste råbalance
- Årets momsangivelser og tilsvarende afregninger
- Afstemte likvide konto pr. overleveringsdatoen
- Afstemte debitorer og kreditorer pr. overleveringsdatoen
- Bilagsmateriale
- Senest afsluttede årsregnskab
- Din vurdering af den eksisterende kontoplan. Er den hensigtsmæssig eller skal vi benytte lejligheden til at lave den om?
- Dine krav om hyppighed, rapporter og indsigt
Uanset hvilken løsning, du vælger, er det altid virksomhedens ledelse, som har det endelige ansvar for, at regnskabet er korrekt. I personligt ejede virksomheder er det ejeren. I selskaber er det direktion og bestyrelse. Derfor bør ledelsen altid være orienteret om, hvordan det går med økonomien, herunder om virksomheden kan betale alle sine kreditorer, så eventuelle likviditetudfordringer kan blive håndteret.
Jo bedre, du er inde i virksomheden økonomi – fra praktisk bilagshåndtering til afslutning af årsregnskab – jo bedre bliver du til at styre, og jo mere effektivt bliver dit samarbejde med bogholder, revisor og andre leverandører af regnskabsassistance. Så behold overblik og kontrol, uanset hvordan de praktiske arbejdsopgaver bliver løst.
Denne artikel er bragt i samarbejde med Anette Sand fra Regnskabsskolen
