Enhver nystartet (og etableret) virksomhed med respekt for sig selv har som et minimum haft overvejelser om, hvordan man bedst kan promovere virksomheden. Brugen af sociale netværk er i den forbindelse en mulighed, der ligger lige for.
Anvendelsen af sociale medier gør det imidlertid også vanskeligt at skelne mellem, hvad der er privat- og arbejdsrelateret, og denne grænse flytter sig til med hele tiden i takt med, at flere og flere privatpersoner anvender sociale medier som en naturlig, integreret del af deres hverdag.
Som nyetableret virksomhed bør man være vågen, så man hele tiden bevarer fokus på, hvem som bruger virksomhedens navn og mærker i forskellige sammenhænge. Hvis man ikke har procedurer klar fra første dag, bør man i hvert fald på sigt sikre, at virksomheden har styr på, i hvilke forbindelse navne bruges, og af hvem. Hermed kan man langt bedre bevare kontrollen i situationer, hvor vejene mellem virksomheden og en samarbejdspartner eller en ansat skilles.
Der findes talrige eksempler på, at virksomheden ikke selv har tilstrækkelig opdateret viden om f.eks. adgangskoder til virksomhedens hjemmeside, og det giver problemer, når den leverandør, som har oprettet virksomhedens hjemmeside, går konkurs, eller hvis man ønsker hjemmesiden drevet af en anden.
Men der er også eksempler på, at en samarbejdspartner anvender den nyetablerede virksomheds navn eller produktnavn i andre sammenhænge end det, der oprindelig var tiltænkt, og at der ikke findes en aftale, som har gjort op med ”hvem må hvad – og hvor”. Virkeligheden overgår fantasien
Disse spørgsmål bliver stadigt mere relevante, og det er bestemt ikke alle virksomheder – heller ikke blandt de etablerede – som kan besvare spørgsmålene på en måde, så ejerkredsen bliver bekræftet i, at der er tilstrækkeligt fokus på dette problemområde.
Eksemplerne er mangfoldige, og virkeligheden overgår i denne sammenhæng langt fantasien!
Når ansatte f.eks. under virksomhedens navn opretter en Facebook-gruppe for alle nuværende og tidligere ansatte, synes ledelsen som regel, at det er en positiv situation, som man – ofte med ganske god grund – bifalder. Det kan også være en betalt samarbejdspartner, som etablerer grupper eller ”events” i sociale netværk, for på den måde at skabe øget fokus om virksomheden. Som ledelse har man ikke nødvendigvis fokus på, at det udelukkende er administrator, dvs. den ansatte eller underleverandøren, som bestemmer, hvem der kan blive medlem af gruppen, ligesom det som udgangspunkt er administrator, der kan lukke eller ændre i gruppen.
Når samarbejdet med administrator så ophører, enten fordi vedkommende fratræder sin stilling eller skiftes ud som leverandør, glemmer man ofte at forholde sig til den oprettede Facebook-gruppe, og man må nu som udgangspunkt acceptere, at der findes en gruppe på Facebook, som virksomheden ikke har umiddelbar råderet over, trods det, at gruppen – angiveligt – har virksomheden som omdrejningspunkt. Er man på et tidspunkt nødt til at afbryde samarbejdet med den medarbejder, som var administrator, er kimen lagt til en markant meningsudveksling i fuld offentlighed på Facebook. Hvis man udskifter den underleverandør, man som nystartet virksomhed har anvendt til at etablere begivenhederne på de sociale netværk, vil det sjældnere munde i ud konkrete meningstilkendegivelser, men langt oftere betyde, at man via en ny leverandør må forsøge at skabe sig et overblik over, hvilken strategi der er anvendt, hvilke betalinger som er forudsat (f.eks. i relation til Adwords) m.v. Det kan medføre øgede omkostninger, og øget tidsforbrug – og måske endda en periode uden adgang til at kunne redigere. Tag enkle forholdsregler Både nystartede og etablerede virksomheder bruger utallige timer og store summer på at mestre sociale medier. På disse revolutionerende medier kan virksomheden fremme alt fra kunderelationer til produktudvikling og markedsføring. Det er fagre nye verden, men det er essentielt, at virksomheden tager visse – enkle – forholdsregler for ikke at miste grebet og kontrollen med, hvorledes virksomheden præsenterer sig på disse medier. Vi kender alle ordsproget, at en fratrådt medarbejder også er ambassadør for vores virksomhed, og det samme kan man nok sige, man bør tilstræbe i forhold til samarbejdspartnere. Med anvendelsen af sociale medier kan det være rigtigt vanskeligt for en virksomhed at styre, hvilke samarbejdspartnere, der fremstår som om, de er en del af virksomheden eller dens netværk. Det ses ofte, at en person har mistet muligheden for at redigere i sin netprofil fordi personen – måske i travlhedens øjeblik – har overset, at log-in information er knyttet til en tidligere arbejdsplads’ e-mailadresse.
I sager, hvor egentlige grupper oprettes med det formål at sværte virksomheden til, er retstillingen forholdsvis klar, men sikkert er det, at det altid tager tid at håndtere indsigelsessager, så ”better safe than sorry” gælder naturligvis også her. Mange sociale medier har ganske vidtgående brugerrettigheder og anerkender generelt varemærker m.v. – omend man naturligvis skal kunne dokumentere sin ret. Undersøgelse af ”hvad man kan gøre”, og ”hvad man skal gøre” og førelse af forbudssager m.v. er tidskrævende og tilfører sjældent værdi til virksomheden. For en nystartet virksomhed kan det blive begyndelsen til enden at skulle trækkes med sådanne problemer. Holdes disse problematikker sammen med, at virksomheden ikke nødvendigvis ved, at der eksisterer en gruppe, som har udviklet sig uhensigtsmæssigt, så er det åbenbart, at det er anbefalelsesværdigt at have nogle procedurer, som kan hjælpe til at minimere risikoen. Hvad gør man konkret?
Det er afgørende, at man har indgået en klar aftale (det vil i praksis sige en skriftlig aftale) med sine samarbejdspartnere og i relation til f.eks. medarbejdere har overvejet, formuleret og vedtaget en politik for IT, herunder særligt om brug af sociale medier – som minimum med retningslinjer for:
1. Hvem der kan oprette profiler o.lign. på vegne af virksomheden 2. Hvordan navne og referencer må anvendes 3. Hvad det er tilladt at skrive på disse sites 4. Om sitet skal være åbent for alle 5. Hvordan man forholder sig, når administrator/en medarbejder fratræder 6. Hvor lang tid man vil acceptere, at en medarbejder stadig figurerer på diverse sites som værende ansat i virksomheden, efter personen er fratrådt, og endelig 7. Hvilke konsekvenser en manglende overholdelse af aftalen/politikken medfører.
Disse punkter skal naturligvis suppleres i forhold til den enkelte virksomheds særlige behov, og nævnes her blot som overskrifter til inspiration. Det er givet, at man som virksomhed ikke ønsker at fremstå som en modstander af ytringsfriheden, så formuleringen af politikken skal nøje afvejes overfor de åbenbare konflikter, som blot ligger og venter på at udfolde sig, hvis politikken formuleres uhensigtsmæssigt. En balanceret politik, som samtidig sætter nogle gode afgrænsningskriterier op, er bestemt at foretrække. Advokaten kan evt. hjælpe – også med grænsedragninger så eventuelle medarbejderrettigheder respekteres. Endelig gælder det, at har man en procedure, skal man som virksomhed også sikre, at den overholdes. Det gælder på dette område som på så mange andre, at kontrol er en fornøden foranstaltning, hvis man vil undgå at havne i en uhensigtsmæssig, tidskrævende og ofte dyr situation om misbrug af rettigheder. Så tag fat og vær på forkant, så udvikler situationen sig sjældent knap så ugunstigt. Om artiklens forfattere Ulla Meinecke-Søes er HR-direktør i Karnov Group, der er førende leverandør i Skandinavien af informationsløsninger til advokater, revisorer, ledere og specialister i både den private og den offentlige sektor. Gitte Løvgren Larsen er advokat og partner i SIRIUS advokater (www.siriusadvokater.dk) og beskæftiger sig med beskyttelse af rettigheder og erhvervsretlig rådgivning til såvel mindre som større vækstvirksomheder.
