Vi ved det så udmærket – der skal bilag på alt. Det står i bogføringsloven, at bilagene og bogføringen skal matche hinanden. Og i momsloven, at der ikke er noget momsfradrag, hvis ikke man kan fremvise en faktura, hvoraf momsbeløbet fremgår. Der er slet ingen tvivl om, hvordan reglerne er.
Bedst mulig dokumentation
Som ansvarlig for regnskabet skal du altid sørge for at skaffe den bedst mulige dokumentation. Det vil i de fleste tilfælde sige en originalfaktura. Denne kan godt være sendt elektronisk og printet ud på dit eget papir. Du kan også opbevare bilagene elektronisk, men det skal dels være i et format, som skat og andre myndigheder umiddelbart kan læse, dels skal opbevaringen være meget forsvarlig: At din harddisk brød sammen er ikke tilstrækkelig undskyldning for ikke at kunne præsentere bilagsmaterialet, om du skulle blive bedt om det.
I nogle tilfælde får man ikke en faktura, men en kassebon eller anden kvittering. Den skal opfylde visse krav – herunder skal sælgeren kunne identificeres med CVR-nummer, beløb, momsbeløb, købets art og datoen skal fremgå. De store supermarkeder, posthuset, byggemarkeder osv. kan klare den slags. Mens de små kioskers kvitteringer nogle gange er af så dårlig kvalitet, at man må bede om en håndskrevet regning med stempel på.
Dankortkvitteringer er ikke nok i sig selv. Vi kan købe for 40 kr. morgenbrød og hæve 200 kr. over beløbet, uden at det vil fremgå af dankortkvitteringen, hvad der er købt, og hvor mange kontanter, vi har hævet
Køber du ind på loppemarkeder eller lignende, hvor det er svært at få en egentlig faktura, så få et håndskrevet salgsbevis. Så godt som det nu lader sig gøre. Du kan eventuelt styrke din dokumentation ved at tage et billede af det indkøbte. Køber du ind på auktioner eller handelspladser på internettet, kan dokumentationens kvalitet være sving-ende. Print en kopi af den oprindelige annonce ud og vedhæft mailkorrespondancen og en kopi af bankoverførslen.
Tabte bilag
Men selv for den mest omhyggelige kan det ske – et bilag forsvinder, og det er praktisk talt umuligt at genanskaffe. Nogle bogfører dem konsekvent som ”hævet privat”, andre skriver et ”blåt udgiftsbilag”, hvor medarbejderen, som har tabt bilaget skriver under på, at udgiften har været afholdt.
I hvor høj grad det er rimeligt at bogføre en udgift uden bilag, afhænger af regnskabets tilstand som helhed: Er der orden i tingene og styr på bogføring, regnskab og økonomi, vil det ligne SKAT dårligt at underkende nogle få dårligt dokumenterede udgifter. Altså: Medarbejderen, som taber kvitteringen på vej hjem fra posthuset, skal ikke trækkes 550 kr. i løn, men skrive under på en seddel, og så accepteres den som bilag. Er der derimod tale om et sjusket regnskab med mange mangler, er vi ude i noget snavs, og så vil både bogholder og revisor råbe vagt i gevær og forlange stilen lagt om.
Et ”blåt udgiftsbilag” er bedre end ingenting. En kvittering er bedre end et blåt udgiftsbilag. Du skal gå efter den bedst mulige dokumentation hver gang.
Info
Inloco regnskab www.inloco.dk og Henrik Paaske, Buus Jensen Statsautoriseret Revisorer, www.buusjensen.dk
