Hele kontorpakken med Google Apps
Mange internetiværksættere har drømt om at blive opkøbt af Google, der længe har været berygtet for sine nærmest uendeligt dybe lommer. Det har da heller ikke skortet på opkøb af internetstartups, der især har haft det til fælles, at de fokuserer på udvikling af effektivitets- og samarbejdsværktøjer, der kører i en browser og således ikke skal downloades og installeres som med traditionel software, denne form for cloud computing bliver af mange betegnet som Software as a Service eller bare SaaS).
Nogle af de bedste af disse værktøjer har Google samlet i softwarepakken Google Apps, der gør det muligt for virksomheder og organisationer at dele dokumenter, kalender, tale sammen og dele viden på websites og intranet.
Salgsargumentet for Google Apps er, at man sparer både tid og penge og slipper for bøvl med it. Den sparede tid kan man så i stedet bruge til at fokusere på udvikling af ens kernekompetencer, mens man overlader teknikken til Google. Google Apps giver desuden en øget mobilitet og uafhængighed af hardware – ens computer – idet alle programmerne kan afvikles i en browser, og man dermed i princippet kan arbejde fra en hvilken som helst computer.
Som mange andre cloud computing services kører Google Apps med en såkaldt freemium-model, hvilket vil sige, at der både er en gratis version – standard – og en version, man betaler for, og som har lidt flere funktioner til især administration og mere lagerplads. Gratisversionen vil dog være rigeligt til at komme i gang med for de fleste mindre virksomheder, og man kan altid senere opgradere til en anden model.
Man behøver i princippet ikke oprette en Google Apps-konto for at få adgang til de forskellige værktøjer i Google Apps, herunder Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Talk og Google Sites. Den store fordel ved Google Apps er imidlertid, at man får samlet de forskellige tjenester på én firmakonto, hvilket gør det lettere at dele informationer og samarbejde internt i en virksomhed, og det gør det også muligt at bruge GMail på ens eget domæne. Det kræver blot nogle få ændringer i domænets såkaldte DNS-opsætning. Dette vil muligvis virke afskrækkende for ikke-tekniske personer, men hvis man følger Googles vejledninger eller kender en it-nørd, der kan overtales til at give en hånd, imod at man stiller med en pizza og et par kolde colaer, er der ingen ben i det. Har man et website, behøver man ikke ændre noget ved dette. Det kan sagtens køre uforstyrret videre hos den hostingudbyder, man hidtil har brugt.
Google Apps ligner på mange måder en direkte udfordring af softwaremastodonten Microsoft med dens Exchange mailløsning, Office-pakke og SharePoint til intranet og videndeling, og siden lanceringen i 2007 er det da også blevet diskuteret til hudløshed, om Google har sluppet en Office-dræber løs, eller om Googles cloud-programmer er for skrabede til at kunne opfylde krævende brugeres mere avancerede behov. Uanset hvad så udgør Google Apps et fristende alternativ for mange, især iværksættere.
Læs mere på www.google.com/a
Husk det hele med Evernote
Travle iværksættere har det med at få ideer i tide og utide, og de bliver ofte skriblet ned på en notesblok, en serviet eller andre steder, som har en tendens til enten at blive væk eller ende i glemmebogen. Hvis man er i nærheden af sin computer, når man får en idé, er Evernote det ideelle sted at notere den. Evernote har nemlig som udtalt formål at hjælpe os med at huske: “Remember everything”, husk alting.
Man kan bruge Evernote til at tage noter – i form af tekst, lyd og billeder – som man efterfølgende kan organisere på forskellige måder, fx ved at tagge dem eller gruppere dem i særskilte notesbøger. Evernote indekserer al tekst, så man kan søge i den og hurtigt finde de informationer, man har brug for. Alle noter bliver automatisk synkroniseret med Evernotes server i skyen, og billeder bliver udsat for en OCR-skanning på serveren, der registrerer eventuel tekst på billederne, som dermed også bliver søgbar. Det er ganske smart.
Man kan bruge Evernote i enhver browser ved at logge på Evernote.com. Man kan også downloade en desktop-applikation, der kører på både Windows og Mac, og der findes gratis applikationer til både iPhone, iPod Touch, BlackBerry og Palm Pre. Man har med andre ord altid adgang til ens vigtige noter, og man kan tilføje nye, selv når man er på farten.
Hvis man har en samling noter, man gerne vil dele med andre, er der også tænkt på dette. Man vælger bare at gøre en notesbog tilgængelig på Evernotes site, hvor man kan indstille, om den skal være tilgængelig for alle eller bare for særligt inviterede.
En af de virkelig geniale ting ved Evernote er, at man ikke skal bekymre sig om, hvor man gemmer sine notater. Man opretter bare et nyt notat, skriver sine tanker ned, tilføjer en titel og eventuelt et par tags, og derefter klarer programmet selv resten, dvs. gemmer og synkroniserer med serveren plus de øvrige computere, der er tilknyttet ens Evernote-konto. Til hurtige notater er den arbejdsgang langt lettere og hurtigere end med traditionelle tekstbehandlingsprogrammer, og der er desuden den fordel, at hvis man skifter arbejdsplads i løbet af dagen, har man stadig adgang til alle ens noter.
For at komme i gang med Evernote skal man bare oprette en konto – det er gratis – og eventuelt installere programmet på ens computer eller mobiltelefon. Man kan opgradere til en premium-konto, der koster $5 om måneden og giver en højere grænse for upload per måned – p.t. 500 MB i stedet for de 40 MB, man får med en gratis konto - samt SSL-kryptering, bedre support, søgning i PDF’er og fjerner de små reklamer, man ellers vil blive præsenteret for.
Læs mere på www.evernote.com
Intern videndeling med Yammer
Yammer er et online redskab til intern videndeling i virksomheder. Yammer betegner sig selv som “enterprise microblogging” og svarer på mange måder til Twitter, der for tiden er det mest udbredte mikrobloggingredskab. Mikroblogging er et fænomen, der med især Twitter har slået massivt igennem det seneste års tid.
På Twitter deler man sine tanker med stort set alle, der gider lytte, og man lytter selv til alle de folk, man synes har noget interessant at sige. Yammer adskiller sig fra denne åbne model ved at sætte skarpere grænser for, hvem der må lytte med, når der bliver yammet. Grænsen går ved virksomhedens grænser, for Yammer er ment som et redskab til videndeling internt i virksomheder, og man skal have en gyldig virksomhedsmail for at få lov til at komme indenfor.
I Yammer kan man oprette grupper, få overblik over virksomhedens organisation, søge efter viden, der tidligere er blevet delt eller diskuteret, følge bestemte personer eller nøgleord og følge med i, hvad der sker, selv når man er på farten.
Der findes en lang række officielle og tredjeparts-applikationer til Yammer. Man kan bruge Yammer i en browser, via desktop-applikationer og mobiltelefoner (der findes særlige applikationer til BlackBerry, Windows Mobile, iPhone og Android). Der findes desuden plugins til Outlook og Firefox og en række andre integrationsmuligheder, så hvis man ikke har hørt det seneste nye fra de forskellige hjørner af virksomheden, har man kun sig selv at bebrejde.
Yammer findes både i en gratismodel og et par mere avancerede betalingsmodeller med øget sikkerhed og mulighed for at indføre mere restriktive politikker for brugen af Yammer.
Læs mere på www.yammer.com
Del, synkroniser og backup
Alle overvejer at gøre det, men de færreste får gjort noget ved det. Jep, det er backup, vi taler om her, og den dag harddisken står af, er det som bekendt for sent. Problemet med at tage backup er, at man typisk skal træffe en række komplicerede valg for at få det sat ordentligt op, og det hele går hurtigt hen og bliver lidt besværligt. De seneste par år er der heldigvis dukket en række backupløsninger op, der ser ud til at kunne spare en for meget af det traditionelle besvær. Tre gode bud er henholdsvis Dropbox, Soonr og JungleDisk.
Samarbejd i teams med Soonr
Soonr har mange ligheder med Dropbox. Det handler også her om automatiseret remote backup og fildeling, men i stedet for synkronisering imellem computere satser Soonr mere på samarbejde i teams omkring projekter.
Man kan dele mapper og filer med andre brugere af Soonr og medlemmer af et team, men man kan også nøjes med at give adgang til udvalgte mapper og filer ved, at man genererer et link til en mappe eller fil. Man kan så vælge, om man ønsker at tilføje et password eller nøjes med linket i sig selv. Dette gør det lettere og mere sikkert at dele filer med folk, der ikke bruger Soonr – i modsætning til Dropbox, hvor man kun kan dele filer med folk, der ikke bruger Dropbox, ved at placere filerne i en mappe, der er tilgængelig for alle.
Soonr har som Dropbox udviklet en iPhone-applikation, der gør det muligt at læse ens filer, se billeder og videoer, når man er på farten. Man kan dog ikke redigere i dokumenterne, da al tekst bliver vist som billeder. Dokumenterne bliver vist en side ad gangen, så man er ikke nødt til at downloade en hel og muligvis tung fil for bare at læse et par sider. Det er også muligt at tilgå Soonr med andre mobiltelefoner, man skal så bare bruge mobilens browser.
Soonr tilbyder p.t. ikke synkronisering mellem computere, så hvis det primært er synkronisering, man er interesseret i, vil Dropbox være et mere oplagt valg. Med Soonr kan man imidlertid gemme filer i projektmapper, uden at disse bliver synkroniseret ned på alle de computere, der har adgang til mapperne. Soonr kommer dermed i højere grad til at fungere som et fællesdrev, hvor man gemmer filer, som medlemmer af et team skal kunne tilgå og arbejde med. Som med Dropbox har Soonr også indbygget versionsstyring, så man altid kan se og vende tilbage til tidligere versioner af et dokument.
Læs mere på www.soonr.com
Synkroniser med Dropbox
Som iværksætter er det ikke ualmindeligt, at man arbejder på flere forskellige computere i løbet af en dag, og ens adfærd følger sjældent et fast mønster. Man bruger med andre ord den computer, man lige har ved hånden, og hvis der er noget, man ikke gider bruge tid på at forholde sig til, er det, hvor ens filer ligger. De skal bare være der, når man har brug for dem.
Dropbox tilbyder en elegant løsning til synkronisering af filer mellem to eller flere computere, helt uden at man skal forholde sig til en masse teknik. Noget af det mest tiltrækkende ved Dropbox er, at det er så let at sætte op og bruge, og at man slipper for at skulle forholde sig til en ny brugergrænseflade. Dropbox tilføjer bare en ekstra mappe til ens filsystem og synkroniserer automatisk de filer, man placerer i mappen, med serveren og alle de øvrige computere, der er tilmeldt ens konto. Det kan næsten ikke blive nemmere.
Dropbox virker på tværs af de mest udbredte platforme – Windows, Mac og Linux. En kopi af ens filer bliver opbevaret i skyen på Dropbox’ servere, og man kan derfor altid få fat i dem, så længe man bare har adgang til en computer eller mobiltelefon med internetforbindelse (Dropbox har bl.a. udviklet en iPhone app for at lette den mobile adgang).
Hvis uheldet skulle være ude og ens harddisk står af, eller hvis man mister sin computer, sikrer man sig samtidig, at man ikke mister vigtige filer. Filerne ligger nemlig altid i sikkerhed som backup på Dropbox-serveren, og man kan til enhver tid suge dem ned på en anden computer ved hjælp af Dropbox. Det gør alt sammen, at man sover lidt roligere om natten.
Læs mere på www.getdropbox.com
Backup: JungleDisk
Den sidste backup-løsning, vi vil se på, hedder JungleDisk. Det er en desktop-applikation, man kan bruge til at lave backup af filer på ens computer. Jungle-Disk er ret beset bare en formidler mellem folk, der ønsker at opbevare deres filer et sikkert sted, og en udbyder af en cloud-lagringsservice, nemlig Amazon S3. JungleDisk ejer med andre ord ikke selv den teknologiske infrastruktur, de bruger til deres backup-løsning.
JungleDisk opererer med en pay-as-you-go-model, hvor man ikke skal vælge nogen særlig abonnementsmodel, da alle betaler et fast gebyr på $2/måned plus et variabelt beløb, der afhænger af en række parametre såsom lagerplads, størrelsen af datatransaktioner og antallet af forespørgsler på filer. Alle betaler således en unik pris, og den svinger, afhængigt af hvor stort ens forbrug af data er fra måned til måned. Den model lugter utvivlsomt mere af fremtid end den klassiske model med en fast pris for en på forhånd fastsat diskplads, og den adskiller sig fra både Dropbox’ og Soonr’s prismodeller ved at være mere fleksibel.
JungleDisk er en simpel backup-løsning, man let kan sætte op, og som har en fleksibel prismodel, hvor man kun betaler for den plads, man bruger. Man skal altså ikke tænke så meget på at op- eller nedgradere, for prisen følger automatisk ens forbrug. Webinterfacet er ikke noget at skrive hjem om, men det giver trods alt mulighed for, at man kan få adgang til ens filer fra en hvilken som helst computer. Der findes endnu ikke en iPhone-applikation til JungleDisk eller applikationer til andre mobile enheder. JungleDisk minder mere om en traditionel backup-løsning, der er rykket ud i skyen. Der er ikke tænkt så meget i samarbejde og andre fancy features (fx offentligt tilgængelige links til filer) som med fx Dropbox og Soonr.
Læs mere på www.jungledisk.com
Om artiklens forfatter
Mikael Kristiansen har de seneste fem år arbejdet som iværksætter med webudvikling, software, online kommunikation og markedsføring. Hans firma hedder Incube, og han skriver jævnligt på blog.incube.dk. Før tiden som iværksætter var Mikael forlagsredaktør på Gyldendal.
Mikael er cand.mag. i dansk og litteraturvidenskab og har fulgt kurser i programmering, økonomi og entrepreneurship. Han læser for tiden en master i it (ledelse og strategi), hvor han er ved at skrive afsluttende masterprojekt om cloud computing.
Om cloud computing
Cloud computing bliver af nogle betegnet som en internetrevolution, mens andre påstår, at det bare er en form for outsourcing af it-kapacitet, og at cloud computing stort set ikke ændrer ved noget. Uanset hvad så har vi de seneste par år set fremkomsten af en ny type software, der lever i skyen og tilbyder nye måder at arbejde og samarbejde på. Der findes efterhånden så mange af disse såkaldte cloud computing services, at der ikke er tid nok i verden til, at man kan nå at afprøve dem alle sammen. Vi har testet et par af dem
