Hold styr på dit skrivebord

Kender du fornemmelsen af at møde om morgenen og se et kaotisk skrivebord, hvor du ikke rigtig ved, hvor du skal starte og slutte? Du kommer frisk og frejdig på arbejde, og så ser du bunkerne. Lige efter åbner du din Indbakke i Outlook, og den er komplet uoverskuelig.
    Dette scenario er dagligdags for mange selvstændige – og i øvrigt også ansatte. Scenariet opstår, fordi dagligdagen konstant byder på forskelligartede udfordringer, hvor opgaverne ikke ligner hinanden, og fordi der i modsætning til tidligere, nu er flere måder at få opgaver på. Tidligere var der den daglige postmodtagelse, telefonen og faxen, men nu modtager vi også henvendelser, som skal behandles, på mailen.
    Det kræver, at man tænker lidt dybere over, hvordan man vil holde overblikket over sine papirer og opgaver, og her vil jeg gerne komme med nogle ideer:

1. Find det rigtige system til at få overblik – og find ud af, hvordan det bedst kan bruges af virksomheden og den enkelte
Vi er alle forskellige, og nogle er rigtig gode til IT, mens andre ikke bryder sig om at bruge det for meget. Derfor er det vigtigt at man i virksomheden gør op med sig selv, hvor meget IT skal bruges. I dag kan man få skabt et fantastisk overblik ved at benytte Microsoft Outlook 2003, og dette overblik kan både være til gavn for den enkelte, for flere ansatte eller for en hel afdeling. Man kan se hinandens kalendre, man kan passe hinandens indbakker, man kan samle kundedata ét sted og man kan se hinandens opgaver og evt. deadlines, hvis kollegaen er fraværende. Hvis disse ting er vigtige for en virksomhed, vil brug af eksempelvis Outlook være oplagt. Hvis ikke disse elementer er vigtige, kan man individuelt gøre op, om man i stedet er til ”pen og papir”. Det vigtigste er, at man få besluttet sig for et system, hvor man dagligt kan få overblikket over sine opgaver og aftaler.

2. Beslut dig første gang, du sidder med papiret
Når du gennemgår et stykke papir (det kan også være en mail, en salgsbrochure eller andet) første gang, så beslut dig straks for, hvad du skal gøre med det. Du skal ikke løse opgaven, men beslut dig for, hvad du vil gøre med papiret. Er det en opgave, som du skal planlægge og løse (at læse kan også være en opgave), er det information, som du nu har, og som du ønsker at gemme, eller er det noget, som du kan smide ud. Vær særligt hård i det sidste spørgsmål. Der bliver gemt uanede mængder af papirer ud fra tanken ”det kan godt være at jeg måske får brug for det”.

3. Beslut hvor og hvordan du vil placere fysiske papirer omkring dig
Når du sidder med papiret i hånden, (eller mailen på skærmen) og du har besluttet dig for, hvad du vil gøre – uden at behandle sagen – er det vigtigt, at du har et bakkesystem, som underbygger dine beslutninger. Her kan du overveje at lave ”aktive” og ”passive” bakker. Forskellen er, at de aktive bakker skal gennemgås af dig, mens papirer i de passive bakker vil blive ”aktiveret” af svar fra tredje person, eller evt. ved opgavepåmindelse fra Outlook.
    Du kan derfor overveje at have følgende bakker:
• _x0007_Postbakken: Her lægger kolleger papirer til dig, før du har set på dem. En aktiv bakke, som du selv skal holde styr på (bør tømmes dagligt)
• _x0007_Til behandling fra opgaveliste: En passiv bakke, hvor du lægger papirer, som tilhører opgaver, du har noteret på din opgaveliste, og hvor din brug af opgavelisten fortæller dig, hvornår du skal bruge papirerne. Bruger du eksempelvis opgavefunktionen i Outlook, vil listen vise dig opgaven (evt. med påmindelse på skærm), hvorefter du tager papirerne fra bakken. Du behøver derfor ikke bladre papirerne igennem, da listen adviserer dig om at få løst opgaven.
• _x0007_Til behandling indenfor 24 timer: en aktiv bakke, hvor småopgaver (hurtigere at løse end at sætte på opgaveliste) lægges (bør tømmes dagligt). Er der tale om mails, kan disse blive i Indbakken, indtil de er besvaret.
• _x0007_Afventer andre: En passiv bakke, hvor du lægger papirer, som afventer materiale/svar fra andre, og hvor aktiveringen kommer gennem deres henvendelse.
• _x0007_Arkivbakke: Til sidst vil jeg også foreslå, at du etablerer en arkivbakke til alle de papirer, som ikke skal smides ud, men hvor du ikke lige er sikker på, hvor papirerne skal arkiveres. Du kan spare meget tid ved bare at lægge papirerne i bakken og så tømme den én gang om ugen. Der må bare ikke gå meget længere.

4. Vær konsekvent
Når du nu har sat dit system op, så brug det hver gang. Skulle du undtagelsesvis være i tvivl om et papirs videre håndtering, så lad det ligge i din Postbakke, indtil du har besluttet dig. Lad være med at lægge det et andet sted på bordet. Hold dig til bakkerne, så skrivebordet er rimelig blankt.

5. Brug chartek
Giv altid en sag et plasticchartek. Det er lettere at bladre og giver en bedre fornemmelse for antallet af sager. Du undgår også at papirer sætter sig ind under clips mv.
Hold antallet af mails i din Indbakke nede. Mails, som ikke skal besvares indenfor 24 timer, trækkes ned som en opgave (klik og træk til opgavefelt i Outlook) eller flyttes til en ”behandlingsmappe” og får et opfølgningsflag.
    Men allervigtigst – når du har lavet dit system, så vær konsekvent og brug tid på at lægge papirerne rigtigt. Det lønner sig på lang sigt, og jeg har oplevet mange glade ledere og medarbejdere, som har taget det seje træk. God fornøjelse.