Her gik du måske rundt og troede, at din succes om iværksætter afhang af din høje faglighed og dit fantastiske produkt. Forkert siger eksperterne. Din succes afhænger i langt højere grad af, hvordan du som menneske er i stand til at forhandle og opnå ”likeability” – at andre mennesker bryder sig om dig. Det er i hvert fald holdningen blandt de eksperter i forhandling, som IVÆRKSÆTTEREN har talt med. ”I 2005 gennemførte jeg i samarbejde et amerikansk analyseinstitut en stor undersøgelse. Den viser, at for at opnå succes tæller din faglighed og tekniske indsigt kun 15 pct. De resterende 85 pct. handler om din evne til at forhandle og få andre mennesker til at kunne lide dig,” fastslår Keld Jensen. Han er en af de førende internationale eksperter i forhandling, er adjungeret professor ved Copenhagen Business School og har 16 bøger om forhandling bag sig. Konfliktsky danskere Keld Jensen er ikke imponeret over vi danskeres forhandlingsevner: ”Alle – fra den børsnoterede virksomhed til den lille iværksætter – har problemer med at forhandle. Jeg har arbejdet sammen med den internationalt anerkendt kultur ekspert, Geert Hofsteede, og han siger også, at danskerne generelt er konfliktsky. Det er ikke noget særlig godt udgangspunkt som forhandler,” siger Keld Jensen. Udfordringen ligger ifølge Jensen i, at selve forhandlingen spiller for lille en rolle i virksomhederne og på uddannelsesinstitutionerne, der skal gøre de studerende klar til et forretningsliv. ”Potentialet er enormt. I min forskning har jeg undersøgt 30.000 forhandlinger, og resultatet er ganske opsigtsvækkende. De 1.000 største virksomheder i Danmark går årligt glip af en meromsætning på 500 milliarder på grund af dårlige forhandlinger. Hvis man søger endnu længere ned og medtager de mindre virksomheder og iværksætterne bliver tallet astronomisk,” vurderer Keld Jensen. Vi burde egentlig alle være væsentlig bedre til forhandlinger. For vi laver næsten ikke andet hele dagen. 8-10.000 forhandlinger om året bliver det til i gennemsnit for os alle sammen. For principielt er der ikke den store forskel på forhandlingen med teenage-datteren om hendes tøjstil til festen og dialogen om den store salgsaftale. Du skal stadig forberede dig, gennemføre forhandlingen og følge op. Forberedelse er nøglen Men hvad er så nøglen til den succesfulde forhandling. Keld Jensen har et bud: ”Først og fremmest forberedelse! For de flestes vedkommende er forberedelsen til forhandlingen den rejsetid, der ligger mellem dit eget kontor og modparten. Du har med andre ord ”forberedt” dig til en fiasko,” vurderer Keld Jensen, der i dag sidder som adm. direktør i Marketwatch Management, der rådgiver virksomheder i ind- og udland om forhandlinger. Forberedelsen starter ifølge Keld Jensen med, at du gør dig følgende punkter klar, inden forhandlingen starter: 1. Hvad er mit mål (hvad vil jeg have ud af forhandlingen) 2. Hvad er mit udgangspunkt for forhandlingen (et tilbud måske) 3. Hvad er min ”smertegrænse” (hvor langt vil jeg strække mig, før jeg må gå) Har du andre med til forhandlingen, er det vigtigt forlods at afklare deltagerne roller. Hvem er forhandlingsleder? Hvem tager noter? Hvordan skal vi opføre os?, etc. Den mentale forberedelse til forhandlingen er også meget vigtigt. Her handler det i høj grad om at ”læse” den anden part, inden du kommer til forhandlingen. Hvad han eller hun interesserer sig for, hvilken type uddannelse har den anden part, og hvordan er han eller hun at forhandle med. ”Du kan typisk finde ud af rigtig meget ved – inden forhandlingen - at snakke med en af din forhandlingspartners andre samarbejdspartnere. Ni ud af ti vil erfaringsmæssigt hjælpe dig, hvis du ringer op og siger, at ”jeg har møde med Torben i næste uge. Kan du hjælpe mig til at forberede mig bedst muligt”.
Den rigtige ”tilstand” Når du så er ”klædt på” til forhandlingen, er det ifølge direktør Klaus Veile vigtigt, at du får bragt dig selv i den rigtige ”tilstand”, inden du går ind af døren til mødelokalet. ”Tænk på et tidspunkt, hvor du var i mental balance, rolig og havde overskud. Og fasthold billedet af dig selv i den tilstand, før du lukker op. Mennesker vil – både bevidst og ubevidst – synes om et menneske, der på en sympatisk facon udstråler ro og overskud. Det skaber tillid, og gensidig tillid er alfa og omega i den succesfulde forhandling,” forklarer Klaus Veile. Han er selv iværksætter, og hans virksomhed, Sapiens Consulting, arbejder med coaching og motivationstræning i en bred vifte af offentlige og private organisationer. Som Keld Jensen mener Veile, at kendskabet til forhandlingspartneren på den anden side af skrivebordet er helt centralt for den succesfulde forhandling. ”Du lærer også meget under small-talk’en, der indleder den gode forhandling. Taler forhandlingspartneren eksempelvis i meget tekniske termer, eller bruger han mange sproglige billeder? Så sørg for at lægge dig opad det samme sprogbrug og sprogtone, så I ”matcher” i kommunikationen. Det kan vi mennesker godt lide, og det skaber tryghed. Den, der er mest fleksibel i kommunikationssituationen – altså forstår at spejle den anden – får mest indflydelse,” siger Klaus Veile. Aktiv lytning Et andet vigtigt aspekt i den succesfulde forhandling er ifølge Veile aktiv lytning. Alt for mange har alt for travlt med at servere deres budskab og meninger uden at give sig tid til at lytte til modparten. Ved at vise opmærksomhed opnår man også mere sympati og tillid. Om ydermere får du meget nyttig information om, hvordan din forhandlingspartner ser på verden. Den viden kan du bruge til at justere din kommunikation, både tonen, ordene og kropssproget, så det matcher den anden. Det opbygger yderligere sympati og tillid. Du skal ifølge Klaus Veile ikke være bange for at ende som ondskabsfuld manipulator, hvis du følger rådene. ”Det handler ikke om manipulation, men tværtimod om at tage ansvar for kommunikationen mellem dig og din samtalepartner. Ingen når jo nogen vegne på den lange bane ved at stille sig op i hvert sit hjørne og forsøge at intimidere sin modpart. Vores ego er på den ene side vores største drivkraft, men på den anden side også vores største hindring. Mange forhandlinger bliver tabt på gulvet, fordi to ”alfa-hanner” har behov for at puste sig op. Møder du en alfa-han med et stort promoveringsbehov, skal du som udgangspunkt lade ham få den position – uden at give køb på dine konkrete mål. Fordi målet er at nå en win-win aftale, hvor begge parter føler, at de har opnået værdi i forhandlingen,” siger Klaus Veile. Ubalance I Keld Jensens terminologi er win-win et ”partnerskab”. Og partnerskab opnår forhandlingsparterne lettest ved at være enige om målsætning og spillereglerne for forhandlingen fra starten af. Nemlig at begge parter skal have merværdi ud af forhandlingen. Og det kan godt betale sig. ”Min analyse viser nemlig, at 42 pct. af en forhandlingsværdi ikke bliver realiseret. Groft sagt kan man sige, at en færdig forhandlet aftale til én million kr. kunne være blevet 1.420.000 kr., hvis parterne havde forstået at forhandle et partnerskab, siger Keld Jensen. Keld Jensen understreger, at det kan være mentalt vanskeligt for den mindre iværksætter at se forhandlingen som et partnerskab. Der er ofte en ubalance i forhandlingen. ”Måske står du som iværksætter over for at skulle forhandle en stor salgskontrakt med en langt større virksomhed, hvor din forhandlingspartner dækker sig bag virksomhedens store navneskilt. Der kan du som repræsentant for en lille virksomhed godt blive bange for at sætte dine egne ønsker igennem. Hvis du giver efter uden at stille modkrav, får du en dårligere aftale. Lad os nu forestille os et realistisk eksempel. Den store virksomhed vil have dig til at gå fem pct. ned i pris. Hvis du bare accepterer det uden at stille modkrav, har du åbnet en motorvej mod katastrofen. For du kan være sikker på, at virksomheden næste gang vil forsøge at presse dig ned med syv pct. Du jo har vist, at det kan lade sig gøre. Og sidst, men ikke mindst, mister du også troværdighed ved ukritisk at gå ind på modpartens krav. Måske vil modparten tænke, at der er noget galt med din kvalitet, når du så beredvilligt går med på et nedslag, advarer Keld Jensen.
Is i maven Når din modpart siger, at prisen er for høj, starter forhandlingen ifølge Keld Jensen først. Din pris kan sagtens ligge under dine konkurrenters. For det handler sjældent om prisen, men om forhandlingen. Her er det vigtig, at du som lille iværksætter har is i maven og forhandler dig frem til et partnerskab. ”Pauser er et vigtigt værktøj i en forhandling. Er du presset, eller kan du ikke overskue situationen, er det en god idé at bede om en lille pause til at gå på toilettet, ringe hjem til kontoret og få orden på tankerne,” råder Keld Jensen. En anden pointe, der gør forhandlingen vanskelig for mange iværksættere, er følelser. Som iværksætter føler du meget for din virksomhed og dit produkt. Gode egenskaber, men de kan spænde ben for en forhandling, hvor du har brug for at se det hele lidt ovenfra og i et lidt mere nøgternt lys. ”Er du meget personligt og følelsesmæssigt involveret i en forhandling er mit råd at lade andre om at forhandle for dig eller at tage andre med til forhandlingen,” råder Keld Jensen. Aggressiv forhandling Andre svære forhandlinger opstår eksempelvis, hvis en af dine kunder føler sig dårligt behandlet og bliver meget aggressiv i sin forhandlingsform. ”I en sådan situation er det for det første vigtigt at bevare sin indre tilstand af ro og balance, hvilket kan være svært nok, hvis en rasende kunde råber dig ind i ansigtet. Her er det imidlertid også vigtigt at huske, at det sjældent lykkes at få en aftale i stand med en rasende person. Et delmål må være at forlade hinanden i en konstruktiv stemning. Så kan man forhandle videre på et andet tidspunkt. En strategi kan være at spejle hans meget aggressive kropssprog og stemmeføring og ganske langsomt dæmpe sit toneleje og kropssprog. Så følger han efter. Men det er en strategi, der kræver mod og træning,” understreger Klaus Veile. Og træning skal der til for at vi bliver mere bevidste om forhandlingen og lærer at tackle situationerne bedst muligt. ”Du kan læse en bog om forhandling. Det er et godt udgangspunkt, men ingen har jo lært at svømme ved at læse en bog om svømning. Du kan købe dig til undervisning hos specialister. Og sidst, men ikke mindst, kan du lære af dine fejltagelser i ”livets skole”. Men pas på. Din kollega der praler med sin 20-årige forhandlingserfaring, laver måske stadig de mest basale fejl. Og at følge hans eksempel er at lade en blind lede en anden blind,” mener Keld Jensen.
